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Der FILEminimzer Office 5.0 von balesio verspricht Komprimierungsraten von bis zu 98 % für Microsoft Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien. Grund genug für uns, dieses Produkt einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Die Installation erfolgt erfreulich schnell und nimmt sehr wenig Platz (bei mir ca. 8 MB) auf der Festplatte in Anspruch. Nach dem Start erkunde ich dann zunächst einmal alle verfügbaren Funktionen. Im Hauptbereich des Programms lassen sich Dateien zu einer Liste hinzufügen, die dann alle auf einen Schlag optimiert werden können. Die entsprechenden Einstellungen für diese Optimierung kann man darunter festlegen. Neben drei vorgegebenen Profilen - starke, Standard- und leichte Komprimierung - besteht auch die Möglichkeit zur benutzerdefinierten Einstellung. Hierbei können die Bildschirmauflösung, für die optimiert werden soll, die JPEG-Qualität und die Qualität für DOC- und XSLX-Dateien festgelegt werden. Desweiteren gibt es eine integrierte Suchfunktion für Office-Dateien (inklusive Größen-, Datums- und Formatfilter), sowie Add-ins für Outlook, PowerPoint, Word, Excel und den Windows Explorer. So können Dateianhänge bei E-Mails z. B. vor dem Versenden automatisch optimiert werden. Am Ende meiner ersten Erkundungstour bringe ich noch in Erfahrung, dass es den FILEminimizer auch in einer Compact Edition gibt, die direkt von CD oder USB-Stick läuft. Mobile Optimierung sozusagen ;-).

Als nächstes folgt der Funktionscheck. Der Hersteller verkündet auf seiner Website, dass die Größe einer 50 MB großen Office-Datei mit dem FILEminimizer auf 1 MB reduziert werden kann. Auf den ersten Blick eine wagemutige Behauptung, die erst noch bewiesen werden will. Ich fange allerdings etwas kleiner an und nehme mir erst einmal eine PowerPoint-Datei moderater Größe von meiner Festplatte her. Bei Standard-Komprimierung werden 3,2 MB so auf 3,02 MB verkleinert, was einer Optimierungsrate von 5,5 % entspricht. Bei starker Komprimierung steigt diese Rate immerhin auf 20 % an und die Größe der optimierten Datei beträgt nun 2,56 MB. Naja, das geht aber noch besser…

Nach weiteren Tests, bei denen ich ein bisschen mit unterschiedlichen Office-Formaten und Dateigrößen herumspiele geht es dann an die finale Bewährungsprobe: Ich bastele mir eine 66,63 MB große Word-Datei zusammen und schicke diese bei Standard-Komprimierung durch den Optimierer. Das Ergebnis überzeugt: 94,1 % Optimierungsrate bei einer Ausgabegröße von 3,88 MB. Nicht übel, muss ich sagen! Bei starker Komprimierung kommt die Datei sogar auf 1,36 MB (97,9 %) heraus. Damit ist klar, dass der FILEminimizer absolut hält, was er verspricht :-). Der Qualitätsverlust liegt dabei zudem in vollkommen akzeptablen Grenzen.

Der einzige Wehrmutstropfen bei diesem hilfreichen Programm ist ein Problem mit OpenOffice-Dokumenten, die in Microsoft-Office-Formaten gespeichert wurden. Bei diesen bekam ich nämlich regelmäßig - entgegen den Versprechen des Herstellers - die Fehlermeldung “0.0 is not a valid floating point value” ausgespuckt. Von Optimierung oder einer Ausgabedatei war nicht viel zu sehen. Das ist ein wenig schade, lässt sich aber sicherlich in kommenden Versionen beheben.

Alles in allem ist der balesio FILEminimizer ein exzellentes Optimierungstool mit einer beeindruckenden Komprimierungsrate und einem Qualitätsverlust, der sich in absolut ansehnlichen Grenzen hält. Ein kleiner Kritikpunkt ist, wie oben angesprochen, die Problematik bei der Arbeit mit OpenOffice (zumindest bei unserer Testversion). Das Programm gibt es als Testversion mit 12 freien Dateioptimierungen auf der Website von Balesio und ist für 34,95 € käuflich zu erwerben.

NXPowerLite 4 verspricht eine Optimierung von Microsoft-Office-Dateien um bis zu 98% ohne Qualitätsverlust. Das hört sich natürlich sehr interessant an und ist Grund genug, das Programm einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Voraussetzungen zum erfolgreichen Betrieb von NXPowerLite sind Microsoft Windows und Office jeweils mindestens in der Version 2000. Aufgrunddessen ist die Optimierung von Word-, Excel- und PowerPoint-, aber auch JPEG-Dateien möglich. Nach der erfolgreichen Installation begutachte ich die sehr übersichtliche Benutzeroberfläche. Im oberen Teil können Dateien und Ordner hinzugefügt werden, die dann nach der Auswahl der Einstellungen im unteren Teil optimiert werden sollen. Vorgegebene Optimierungsprofile sind Bildschirm, Drucken und Mobiles Gerät, wobei die Namen natürlich für sich sprechen. Darüber hinaus kann man aber auch benutzerdefinierte Profile erstellen, wobei hier die Ausgabegröße, für die optimiert werden soll (z. B. 1024×768 oder 480×480) und die JPEG-Qualität (von 1 bis 9) besonders ausschlaggebend sind.

Ich bastele mir einige Office-Dokumente zum Testen zusammen, wobei ich massenweise Bilder, Diagramme und Animationen verwende, um die Dateigröße nach Möglichkeit in den Megabyte-Bereich zu treiben. Danach spiele ich ein bisschen an den Einstellungen herum und optimiere munter drauf los.

Die Erkenntnis nach meinem ersten Test ist, dass von den vorgegebenen Einstellungen “Mobiles Gerät” das beste Ergebnis erzielt (25 %); danach kommt “Bildschirm” (10 %) und schließlich “Drucken” (8 %). Das sind leider noch nicht ganz die versprochenen 98 %, aber das kann ja noch werden… Also drehe ich an den benutzerdefinierten Einstellungen herum und optimiere für ein mobiles Gerät bei schlechtester JPEG-Qualität. Hier bekomme ich immerhin einen Optimierungsgrad von 29 %. Viel mehr geht für mein Test-Dokument allerdings nicht. Und die Qualität sieht bei JPEG-Qualität 1 auch eher grausig aus. (Zum Vergleich will ich noch erwähnen, dass dieselbe Datei gezippt nur eine Kompressionsrate von 5 % erreicht hat)

Nach einigen weiteren Tests kann ich als mein bestes Ergebnis schließlich einen Optimierungsgrad von 59 % für mobile Geräte bei einer randvoll gestopften PowerPoint-Präsentation vorweisen. Das ist wirklich kein schlechtes Ergebnis und dass ich die 98 % nicht erreichen konnte, mag natürlich an der Struktur meiner auf die Schnelle zusammengestellten Testdokumente liegen. Insgesamt lässt sich sagen, dass der Optimierungsgrad steigt, je kleiner man die Ausgabegröße und die JPEG-Qualität wählt. Die vorgegebenen Profile wählen eine mittlere JPEG-Qualität, womit sich ein gewisser Qualitätsverlust nicht vollkommen verstecken lässt, der aber keinesfalls gravierend ist.
Weiterhin ist NXPowerLite nach der Installation als Add-In bei Microsoft Office verfügbar, womit sich Dokumente “on-the-fly” optimieren lassen. Benutzt man Lotus Notes, Outlook oder Windows Mail, so besteht ebenfalls die Möglichkeit, Anhänge automatisch beim Versenden optimieren zu lassen. Zu guter Letzt ist noch erwähnenswert, dass man auch ganze Verzeichnisse auf einmal optimieren kann. So lässt sich der Speicherplatzbedarf eines ganzen Fotoalbums mit 200 JPEGs mit nur wenigen Klicks erheblich verringern.

Zusammengefasst ist NXPowerLite ein ungemein nützliches Tool, vor allem für Nutzer, die mit vielen und großen Office-Dokumenten arbeiten (oder arbeiten müssen ;-)). Auch die automatische Optimierung von E-Mail-Anhängen und Verzeichnissen spart unter Umständen äußert viel Zeit und Speicherplatz. Das Programm ist als Testversion auf der Website von Globell verfügbar und für 39,99 € käuflich zu erwerben.